S'estableix un punt de trobada en un lloc cèntric i de fàcil accés: Estació de Lviv.
Es convoca a totes les persones desplaçades sempre el mateix dia de la setmana a les 7pm.
Se'ls proveeix d'allotjament gratuït a les famílies que es desplacen des d'altres llocs del territori.
S'estableix una ruta prèviament acordada amb els conductors i responsable de l'administració local. La ruta travessa els següents països: Polònia, República Txeca, Àustria, Eslovènia, Itàlia, França i Espanya.
Es disposa de traductor local i assistència mèdica en el comboi.
Es disposa d'una llista actualitzada en temps real de les famílies que viatgen en el comboi, ordenada per agrupacions familiars i amb la informació següent per a cada passatger: Nom, Cognoms, Data Naix., Ciutat Origen, Passaport
Es disposa d'una persona de producció a Barcelona que realitza un seguiment en temps real i adapta l'operativa davant qualsevol imprevist.
Es disposa de menjar suficient per a totes les persones desplaçades i de dos allotjaments a mig camí proporcionats per la Creu Roja: el primer a Eslovènia, el segon en el sud de França.
Es tramiten els permisos corresponents perquè el comboi s'aculli a l'exempció del pagament de peatges al llarg de tota la ruta.
Es coordina amb el Centre de Recepció, Acolliment i Derivació de persones desplaçades d'Ucraïna, així com amb Direcció de Creu Roja l'arribada del comboi i preparar bé la recepció de famílies.
Una vegada s'arriba a Barcelona, es disposa d'un equip de voluntaris que s'encarreguen de la recepció de les persones desplaçades per grups.
Se'ls informa en ucraïnès de com i on començar a tramitar el procés d'asil, allotjament, permisos de treball, escolarització de menors, assistència legal, etc.
En casos concrets i especialment vulnerables, se'ls posarà en contacte directe amb famílies d'acolliment prèviament seleccionades.
Se'ls acompanya i se’ls tutela en tot el procés de recepció i derivació a altres llocs del territori espanyol, amb la col·laboració de la Creu Roja.
Es manté comunicació constant amb totes les famílies per a fer el seguiment durant les primeres setmanes a Espanya.
Es comparteix amb les famílies informació detallada sobre el destí, a més d'una guia pràctica per a facilitar la inserció en la comunitat d'acolliment.
Una vegada descarregades les famílies, es carrega en el celler del comboi amb + de 4.000kg d'ajuda humanitària que proporciona l'Hospital Clínic més altres entitats per al poble ucraïnès, sempre seguint les indicacions i les necessitats. del Centre de Coordinació d’Ajuda Humanitària de Lviv.